Работодатель и работник: единство и борьба противоположностей

Я уже писала про то, как ИП должны фиксировать статус работодателя (в глазах государства) и как вообще оформлять прием на работу. Вот здесь это было. Сегодня - более общий пост о трудовом праве.

Многие начинающие предприниматели недавно были наемными работниками, но, открыв свой бизнес, становятся работодателями. И тут их ждет много сюрпризов. Картина мира сильно меняется.
Судьба российского работодателя, особенно в малом бизнесе, - не самая легкая.

Наняв работника, работодатель берет на себя массу обязательств. Для начала я перечислю обязанности работодателя, о которых начинающий предприниматель должен задуматься, прежде чем наймет первого работника. О некоторых вещах, например, работники у ИП (там же - оформление приема на работу) я уже писала раньше.

В идеале до приема первого работника нужно составить штатное расписание (и обновлять его потом каждый календарный год), Правила внутреннего трудового распорядка и Положение об оплате труда. В Правилах внутреннего трудового распорядка работники должны расписываться, - в том, что они с этими правилами ознакомлены.

На каждый год составляется график отпусков.

Если у работодателя нет этих документов, ничего особо страшного ему не грозит, пока не придет с проверкой Трудовая инспекция и не поинтересуется ими. Впрочем, и сам интерес тоже ничем не грозит, если только до своего визита Трудовая инспекция не получила письмо от (бывшего?) обиженного работника, который нажаловался на работодателя. В случае если проверка приходит по жалобе – наличие этих документов, может быть, поможет работодателю. А отсутствие может привести к штрафу.

Так вот, обязанности работодателя:

1. Нанимая работников, работодатель (ЮЛ или ИП) должен:
- работникам - выплачивать зарплату не реже чем два раза в месяц, оплачивать очередные отпуска (не менее 28 календарных дней в году) и больничные листы;
- государству - платить «зарплатные» налоги и страховые взносы. С 2011 года это:
- для большинства работодателей страховые взносы - 34% от фонда оплаты труда;
- взносы в ФСС (для нетравмоопасных видов деятельности тариф 0,2% от ФОТ);
- НДФЛ - 13%. Формально плательщик налога - работник, но работодатель должен, рассчитывая зарплату, рассчитывать и НДФЛ и уплачивать его в бюджет.
При этом если сложилась ситуация, что зарплата начислена, но не выплачена - зарплатные налоги все равно надо платить до 15 числа следующего месяца. Иначе «набегают» пени. (Кроме НДФЛ - он уплачивается в бюджет государства в день фактической выплаты зарплаты работнику).

Теперь об особенностях взаимоотношений работодателя и работника.

Зарплату работники должны получать два раза в месяц. Каждый календарный год они должны отгуливать в оплачиваемом отпуске не менее 28 календарных дней. Можно отпуск дробить, но одна часть должна быть не менее 14 дней. Если работник принес больничный лист – его нужно оплатить (это за счет ФСС, правда). При увольнении работник должен получить компенсацию за неиспользованный отпуск (хотя иногда бывает, что он слишком много отпуска отгулял, тогда «лишние» отпускные удерживаются из суммы окончательного расчета).

Есть такое понятие – вынужденный простой. Это когда у работника нет работы не по его вине, а потому что работодатель не обеспечил. Так вот, время вынужденного простоя оплачивается в размере не менее двух третей среднего заработка. (Но если вынужденный простой не зафиксирован документально, придется выплачивать работнику оклад (если работник на окладе)).

Нужно иметь в виду, что работника очень трудно уволить, если только он сам этого не хочет / не согласен. Нельзя просто вызвать человека и сказать ему: «Ты уволен». Ну, то есть можно, конечно, но если человек не будет согласен со своим увольнением и не напишет заявление об увольнении собственноручно, работодатель может поиметь много неприятностей от государственных органов.

(Устроить сокращение штата «просто так» тоже нельзя. Нужно выполнить много формальностей и заплатить сокращаемым много денег).

Чтобы уволить человека «по статье», например, за нарушение трудовой дисциплины, – нужны письменные подтверждения причине увольнения, с подписями самого работника и (иногда - или) разных других лиц.

Уволенный с нарушением Трудового кодекса работник может обратиться в суд или в Трудовую инспекцию. Эти органы при трудовых спорах практически всегда занимают позицию работника, и работодателя заставляют восстанавливать работника и оплачивать так называемый «вынужденный прогул» - время, прошедшее со дня увольнения до дня восстановления на работу. А то еще и штрафы наложат за нарушение трудового законодательства - 40 - 50 тыс. руб.

Поэтому, чтобы подстраховаться, нужно:

- обязательно устанавливать испытательный срок при приеме на работу (не более трех месяцев). Во время испытательного срока работника можно уволить без особых объяснений причин, но уведомить его об увольнении (письменно, под роспись) надо не позже чем за три дня до окончания испытательного срока. Иначе - увольнение "как не прошедшего испытательный срок" - незаконно. А незаконное увольнение чревато законным восстановлением работника на работе и выплатой ему зарплаты за "вынужденный прогул". NB Увольнение по собственному желанию или по соглашению сторон - законно :);

- если человек не хочет писать заявление "по собственному желанию", а избавиться от него надо, то "просто так" увольнять его нельзя. Нужно тщательно фиксировать актами все нарушения трудовой дисциплины и прочее, что может подтвердить несоответствие занимаемой должности;

- полезно заключать срочные трудовые договоры - на 1 год, например (для заключения срочного трудового договора нужны особые основания, малому бизнесу - можно). В этом случае работник по окончании срока договора почти автоматически оказывается уволенным. Почти - потому что есть нюансы;

- можно установить повременно-премиальную систему оплаты труда - фиксированный оклад и ежемесячную премию. Таким образом можно отчасти регулировать суммы выплат работникам;

- все заявления (кроме заявлений на налоговые вычеты и на перечисление зарплата на банковский счет) работник должен писать собственноручно.

И хочу порекомендовать некоторые книжки по кадровому делу

OZON.ru - Книги | Генеральный директор. От приема до увольнения | Е. К. Воловская

OZON.ru - Книги | Кадровое дело для новичков | А. Р. Бахарев, О. А. Ковалевская

И еще вот эта, только я, честно говоря, не уверена, что именно в этом издании есть кадровые документы, а другие издания на Ozon'е закончились. Но в принципе любая книжка про документооборот под редакцией Г.Ю.Касьяновой очень полезна

OZON.ru - Книги | Документооборот в бухгалтерском и налоговом учете (+ CD-ROM) | Под редакцией Г. Ю. Касьяновой

Использованные сокращения
ЮЛ - юридическое лицо
ИП - индивидуальный предприниматель
ФСС - Фонд социального страхования
ФОТ - фонд оплаты труда

ИП и его работники

Для тех, кто с нами впервые:
начало начал – здесь

Если вы зарегистрировались или собираетесь зарегистрироваться в качестве индивидуального предпринимателя (ИП) и намереваетесь нанимать людей на работу, то эта статья чрезвычайно важна для вас.

А если у вас ООО, то вам этот пост тоже будет интересен, потому что ООО должно соблюдать требования Трудового кодекса (ТК РФ), чтобы не получить штраф в размере от 30 тыс. до 50 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

(Кому интересно – изучаем статьи 5.27–5.34 КоАП РФ).

Итак, работники у ИП.

В настоящее время ИП может быть таким же работодателем, как и любая организация (юридическое лицо).

Единственное существенное отличие: по умолчанию ИП, в отличие от ЮЛ, не считается работодателем.

То есть человек регистрируется в качестве ИП и получает право лично заниматься предпринимательской деятельностью. При этом он «автоматически» регистрируется Пенсионным фондом как плательщик страховых взносов на обязательное пенсионное страхование «за себя».

А когда ИП нанимает первого работника (или заключает договор гражданско-правового характера (ГПХ) с физическим лицом, которое не зарегистрировано как ИП), он должен зарегистрироваться еще раз – теперь уже в качестве работодателя:

- в течение 10 дней после подписания первого договора с первым работником – в Фонде социального страхования (в отделении ФСС по месту прописки ИП). Штраф за пропуск сроков – 10000 руб.;

- в течение 30 дней после подписания первого договора с первым работником – в Пенсионном фонде (в том же отделении, где уже зарегистрирован. Но теперь ИП присвоят новый номер – номер работодателя). Штраф за пропуск сроков – 5 тыс. руб., если просрочка более 90 дней, то 10 тыс. руб.

Для регистрации в ФСС нужно прийти в свое отделение ФСС с паспортом и отдать:
- заявление (установленной формы, скорее всего, бланк заявления вы можете получить прямо в отделении ФСС);
- копию свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве ИП;
- копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
- копию(-и) трудового(-ых) договора(-ов) с нанимаемым(-и) работником(-ами);
- копии трудовых книжек нанимаемых работников.
ФСС должен выдать «Извещение о регистрации в качестве страхователя» и «Уведомление о размере страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». (в «Уведомлении…» будет указан размер страхового тарифа, в соответствии с которым надо будет ежемесячно платить взносы).

Для регистрации в Пенсионном фонде нужно прийти в свое отделение ПФ с паспортом и копией паспорта, а также оригиналами и копиями следующих документов:
- свидетельство о государственной регистрации ИП или лицензии на осуществление определенной деятельности;
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
- трудовые договоры, договоры ГПХ и т.п.;
- заявление (установленной формы, скорее всего, бланк заявления вы можете получить прямо в отделении ПФ).
Отдавать, конечно же, только копии. Оригиналы документов оставлять себе :).
Пенсионный фонд должен выдать индивидуальному предпринимателю «Извещение о регистрации в территориальном органе Пенсионного фонда РФ страхователя физического лица, производящего выплаты в пользу физических лиц».

Эти списки взяты из федеральных документов. На всякий случай позвоните в свое отделение фонда, прежде чем идти туда, возможно, у фондов будут какие-то местные особенности постановки на учет.

Итак, ИП, чтобы выполнить требование Трудового кодекса и прочих федеральных законов, при приеме человека на работу должен:

1) Взять у работника рукописное заявление о приеме а работу и еще копии нескольких документов (подробности – в отдельном посте);
2) Заключить с работником трудовой договор;
3) Оформить приказ о приеме на работу (унифицированная форма № Т-1);
4) Внести запись в трудовую книжку работника;
5) Зарегистрироваться в качестве работодателя в ФСС (один раз - при приеме первого работника);
6) Зарегистрироваться в качестве работодателя в ПФ (один раз - при приеме первого работника).

Пункты 1–4 обязательны так же и для ООО (и любого другого юридического лица). Следующие пункты тоже обязательны для всех работодателей: и ИП, и ООО:
7) Работникам нужно платить зарплату не реже чем два раза в месяц. Начисление и выплата зарплаты должны быть зафиксированы в первичных документах установленной формы (расчетные ведомости и платежные ведомости или расходные кассовые ордера или другие платежные документы, если вы перечисляете зарплату по безналу);

8) При расчете зарплаты по окончании календарного месяца нужно рассчитать НДФЛ и вычесть его из зарплаты работника. Каждый месяц одновременно с выплатой второй част зарплаты за этот месяц нужно уплатить в бюджет РФ сумму этого НДФЛ;

9) - В период с 1 по 15 число месяца нужно перечислить остальные зарплатные налоги. Какие именно – зависит от того, имеете ли вы право на пониженные ставки по страховым взносам:
1. для большинства работодателей - 34% от, грубо говоря, ФОТ);
2. взносы в ФСС – зависит от вида деятельности, в большинстве случаев – 0.2% от ФОТ.

10) Ежеквартально нужно сдавать отчеты в ФСС и Пенсионный фонд по зарплатным налогам (кроме НДФЛ) и ежегодно отчитываться в налоговой по суммам выплат по каждому работнику и по удержанному из зарплат НДФЛ.

Нужно соблюдать и другие требования Трудового кодекса и прочих федеральных законов. Но статья уже слишком большой получилась, поэтому я потом про это напишу. В заключение хочу привести вопросы и ответы из комментариев к этому посту. В некотором роде, повтор, но зачем добру пропадать :).

Мой муж - ИП, он заполняет мою трудовую и я начинаю у него «работать». Всё по закону - он платит мне з/п, отчисляет суммы во всякие фонды. На что повлияет то, что ИП не будет вести деятельность и сдаст нулевую декларацию?

Если ИП зарплатные налоги при этом аккуратно платит и по ним отчитывается, то все нормально. Но если у него общая система налогообложения, и поэтому расходы (в том числе расходы на Вашу зарплату) уменьшают налоговую базу по НДФЛ и ЕСН... Возможны неприятные беседы с налоговиками на тему этого самого уменьшения. Но кроме как устных претензий они ничего предъявить не смогут. Тут главное - иметь крепкие нервы :).

В случае моей беременности и работы у ИП, каким образом можно получить все полагающиеся суммы от государства и можно ли, вообще, это сделать и кто этим должен заниматься (насколько мне известно - это дело бухгалтеров)?

Пособия на детей (в том числе больничный по беременности и родам, пособие по уходу за ребенком) у нас платит не работодатель, а государство (через работодателя). Государство в лице ФСС. Поэтому получать все эти пособия нужно через ФСС. Конечно, чаще всего этим занимаются бухгалтеры. Но если у ИП нет бухгалтера, то этим придется заниматься самому ИП. Даже если бухгалтер есть (или есть другое доверенное лицо), то, чтобы заниматься делами ИП, этому лицу нужна нотариально заверенная доверенность от ИП. Саму процедуру получения этих пособий нужно узнавать в том ФСС, где будет зарегистрирован ИП.

Использованные сокращения:
ИП – индивидуальный предприниматель
ООО – общество с ограниченной ответственностью
ТК РФ – Трудовой кодекс Российской Федерации
КоАП РФ – Кодекс об административных правонарушениях Российской Федерации
ЮЛ – юридическое лицо
ФСС – Фонд социального страхования Российской Федерации
ПФ – Пенсионный фонд Российской Федерации
НДФЛ – налог на доходы физических лиц
ФОТ – фонд оплаты труда