Кассовая дисциплина - 3. "Одеваем в гранит" финансовые потоки

Для тех, кто с нами впервые:
начало начал – здесь

 
В предыдущих статьях мы говорили о том, что за несоблюдение кассовой дисциплины налоговые органы могут наказать организации и индивидуальных предпринимателей штрафами. Что значит – "соблюдать кассовую дисциплину, правильно оформляя кассовые операции"? Для начала рассмотрим эту процедуру очень коротко, чтобы читатель получил общее представление.

Итак, предположим, вы (ваша организация) каждый день получает наличную выручку. Что должен делать кассир или тот, кто исполняет обязанности кассира?

Ежедневно с утра следует проверять фактическое наличие денег в кассе в той сумме, которая должна иметься согласно кассовым документам.

При поступлении денег:

- при поступлении денег от покупателя - выбивать кассовый чек, и отдавать его покупателю;

- при поступлении денег по другим основаниям (например, сняли наличные с расчетного счета в банке) – следует выписать приходный кассовый ордер на соответствующую сумму на то лицо, которое вносит деньги. Кассир подписывает ордер, ставит печать, отрезает квитанцию к приходному ордеру, отдает ее тому, кто принес деньги.

При выдаче денег из кассы:

- при возврате денег покупателю - покупатель пишет заявление о возврате денег, прикладывает к нему кассовый чек, на основании этих документов формируется расходный кассовый ордер (с указанием паспортных данных покупателя). Ордер подписывают главный бухгалтер и руководитель (либо иные уполномоченные лица), кассир, покупатель;

- при выдаче денег из кассы по другим основаниям, например, при выдаче зарплаты. Кассир формирует расходный кассовый ордер (на сумму, которую следует выдать конкретному человеку или на сумму, которая указана в платежной ведомости на несколько человек). Расходный кассовый ордер подписывают руководитель и главный бухгалтер. Получивший деньги сотрудник расписывается в кассовом ордере или в платежной ведомости.

В любом случае у кассира должно быть основание для выдачи денег: уже сформированный расходный ордер, подписанный руководителем и главным бухгалтером, или хотя бы заявление сотрудника о выдаче денег, завизированное руководителем («оплатить» или «выдать деньги»), платежная ведомость, подписанная главным бухгалтером и руководителем и т.п. Если вы – наемный кассир, а не «сам себе директор», никогда никому не выдавайте деньги, если у вас нет документа-основания, подписанного руководителем или главным бухгалтером (лучше, конечно, чтобы были обе подписи). А то, не ровен час, придется эти деньги возмещать из собственного кармана.

В конце дня кассир закрывает смену в кассовом аппарате, снимает Z-отчет. Тот, кто принимает деньги (старший кассир, или главный бухгалтер, или руководитель, или ИП), выписывает и подписывает приходный кассовый ордер на сумму, указанную в Z-отчете, подкалывает к ордеру Z-отчет. Заполняется журнал кассира-операциониста.

После этого следует заполнить от руки или сформировать в бухгалтерской программе документы «Отчет кассира» и «Вкладной лист кассовой книги».

Затем следует проверить наличие всех приходных и расходных ордеров, отраженных в отчете кассира. К отчету кассира прикладываются расходные и приходные ордера.

Кассир и (или) старший бухгалтер и (или) главный бухгалтер должны проверить:
а) соответствие фактической сумме наличных в кассе той сумме, которая должна быть по документам. Если есть расхождения -– выяснить почему, и исправить ошибку;
б) соответствие фактической суммы установленному лимиту кассы. Если лимит превышен - отвезти деньги (часть денег) в банк. Или хотя бы выдать под отчет.

Планируется выход в свет моей новой электронной книги "Кассовые операции". В ней подробно описан порядок оформления каждого кассового документа для разных ситуаций, а также рассмотрены особенности составления кассовых документов для индивидуальных предпринимателей.

А для тех, кто хочет прочитать не только про кассовые операции, но и про другие стороны предпринимательской деятельности, вот-вот выйдет из типографии "бумажная" книга "Налоги за два часа".