Кассовая дисциплина - I

Для тех, кто с нами впервые:
начало начал – здесь

Этот пост актуален для тех, у кого юридическое лицо – ООО, ЗАО, ОАО. Индивидуальных предпринимателей это все почти не касается.
Довольно часто предприниматели приходят к нам не до государственной регистрации своей организации, а после. Иногда – сильно позже после. Мы просматриваем документы новой (для нас) организации и видим, что с расчетного счета снимались наличные.
И у нас возникает вопрос: «А где кассовые документы?»
«А у нас нет кассы», - слышим мы в ответ практически всегда. При этом люди имеют в виду: «У нас нет кассового аппарата».
Уважаемые начинающие предприниматели! Кассовый аппарат (ККТ) – это вещь, которую вы должны использовать, если берете наличные у покупателя.

А кассовые документы – это документы, которые вы должны оформлять, если происходит любое движение наличных, которые имеют отношение к организации – сняли деньги с расчетного счета на выплату зарплаты или на покупку чего-либо, вернули непотраченное в банк и т.д. и т.п.

Контрольно-кассовой техники у вас может и не быть. Возможна, она вам совсем не нужна. Но если хоть какое-то движение наличных отражено в документах (банковских, например), - значит, касса у вас все-таки есть.

Слово «касса» в данном случае имеет бухгалтерский смысл. Касса организации – это совокупность всех движений наличных денег, принадлежащих организации. (Определение я сама придумала :)).

На больших предприятиях касса – это реальное помещение. А в маленьких организациях – это просто папка с документами и, может быть, сейф.

(Наличные, принадлежащие организации, формально нельзя хранить в обычном сейфе. Но вроде маленькие организации за это сложно наказать).

Ну так вот. Например, вы снимаете с расчетного счета деньги на выплату зарплаты. Мало эти деньги просто раздать сотрудникам.
В данном случае вы должны оформить приходный кассовый ордер – документ, который фиксирует приход наличных в «кассу» организации. И затем – расходные кассовые ордера на каждого сотрудника, и в них сотрудники распишутся, что деньги получили. Или оформить один расходник на общую сумму и платежную ведомость на всех работников сразу (и каждый распишется в ней за свою зарплату).
Приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, платежные ведомости должны фиксировать каждое движение наличных в организации.

Но я уже ударилась в конкретику. Вернемся к глобальному.

Самые серьезные нарушения так называемой кассовой дисциплины, за которые можно получить штрафы в размере от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб. (на должностное лицо) и от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб. (на организацию):

- превышение лимита расчетов наличными между юридическими лицами и индивидуальным предпринимателями;
- хранение денег в кассе в сумме, превышающей установленный банком лимит;
- неоприходование (неполное оприходование) в кассу наличных;
- несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств.

Если кассовые документы просто отсутствуют, и при этом из содержания других документов ясно, что они должны быть, - с большой степенью вероятности проверяющий может инкриминировать организации все виды нарушений. Плюс еще что-нибудь приятное.
В следующий раз рассмотрим подробно каждое из возможных нарушений и как их избежать.

Подробности также можно прочитать в моих книгах "Упрощенка" или "Налоговый ликбез"